残業が好きじゃないどころか、そもそも1日6時間以上は集中力が続かないマーケティングロックスターの池上です！
そんな残業、「俺は好きだけどな」っていう人はほとんどいないにもかかわらず、なかなか減らせない職場がなぜか多いのは残念ながら事実だと思います。組織単位で変革をしないと変えられない部分についてはいくら説明されたところで自分ではどうにもならないわけですから、今日はそんな話はしません。
今日は、自分一人でできる残業の減らし方。『組織の体質は変わらなくても自分が少し変わるだけで残業が減らせるようになる！』というものです。
でもそのためにはまず、そもそも残業の正体が何なのかを考える必要があります。やりたくもない残業をどうしてしてしまうのか！？ 多少の事情の違いはあれど、大きく分けると以下の４つの理由があります。
どれも心当たりありませんか？ 実際には「コレとコレが該当する」というわけではなく、複合的な要因だったりします。例えば、私がまだ社会人なりたてだった頃に勤めていた会社ではこんな感じでした。
先輩や上司より先に帰るのは気まずいから残業ありきで仕事してる → 仕事も多いけど、残業で毎日疲れちゃってるから急いで片付けなくてもいいや → 結局仕事が終わらずに残業 → 「お、今日も頑張ってるね！」の声にますます帰りにくい
では、どうやってこれを乗り越えるか？
以下の要点を徹底するところから始めましょう。
とにかく◯◯時には必ず帰る！ という強い意志を持つ
これがもしかしたら、一番重要かも知れません。人の目は気になるけれど、それでも帰る！ と心の中で強く決めないと、どうしてもズルズルと流されてしまいます。
そして帰りやすくするための、初めのうちは「今日は◯◯時に帰らないといけないので急ぎます！」とか、ちょっとだけアピールしたりして「帰りやすい雰囲気」を作るのも手です。
あとは時間になったら「お先に失礼します！」で堂々と帰ることです。
そうこうしてるうちに、その時間帯にあなたが退勤するのが職場でも「普通」になります。むしろ「◯◯さんみたいに俺も帰りたいな〜」なんて内心、羨ましく思う人もいるでしょう。
やらないとヤバい仕事と、やらなくても死なない仕事を把握する
さて、帰ると決めたところで仕事はあるので、終わらせないといけない。
しかし、そもそも残業してる大きな理由が「仕事が多すぎる！」ことが原因であれば、ここにもメスを入れないとなかなか帰りにくいのも事実。
そのためには業務の効率化が必要ですが、「効率化」って実はそんな小難しいことではないんです。「やらなくてもいい仕事をやらない」というのもテクニックなんです。
真面目な人ほどドン引きしそうな提案ですが、でも、仕事を減らすには非常に重要です。
「やれるならやった方がいいけど、やらなかったからって大問題になるわけじゃない」という仕事はたくさんあります。
大きな業務を丸ごと「しない」という選択肢はないと思いますが、「後回しにしても大丈夫な業務」はあるはずです。
他にも、業務の中のちょっとした「やらなくてもなんとかなる部分」を見つけて、「やらないようにする」というのも重要です。
「いや〜、それができれば苦労しないんだよ」とは言わないでください。できないなら、残業は減らせないんですから、多少無茶してでもやらなくていい仕事を見つけてください。（笑）
そのためのヒントのひとつは、1日の終わりに今日やった仕事を振り返って、「あれはやらなくても良かったな」とか「あれは時間の無駄だったな」みたいなものを見つけていくのも手です。
1日の初めに今日の業務内容をスケジュールに落とす
やる仕事、やらない仕事がある程度わかってきたら、最後にするのはこれ！
1日が始まる前にやらないといけない仕事だけを書き出します。
でも、書き出すだけではダメで、何時から何時までにそれをやるのか、スケジュールを組んでいきます。
そうしないと、リストだけあっても気付けば定時で「やらないといけない仕事が終わってない」状態になるからです。
限られた時間の中で「絶対にこなさないといけない仕事」をこなす短期決戦を複数持つことで、時間内に終わらせられるようにします。
慣れないうちは、時間の見込みを誤ったりしますが、そこはすぐに諦めずに軌道修正を繰り返しながらやれば、そのうち時間を見積もるのも正確になってきます。
ちなみに、これができるようになると、無茶な量の仕事を振られた時にも明確にかかる時間を提示しながらどうしてこれが自分ひとりではできないのか、という理由を、説得力を持って説明できるようになりますので、一石二鳥です！
さっそく実践して、少しでも残業を減らせるように頑張ってみましょう！
とは言え、自分の力ではどうにもならないことがあるのも事実。せっかく頑張って定時までに仕事を終わらせたのに、「あ、終わったならこれもやって」って言われたり、そもそも業務に必要な資料が届くのが定時30分前で、どう考えても2時間かかる仕事で今日中にやらないといけない……。こうなると、会社にも問題があります。
残業は、たまにはどうしたって必要ですが、慢性的にこの状況が繰り返される場合は、もうちょっとあなたの時間を大切にしてくれる会社に転職することも選択肢として考えてもいいかもしれませんね。
執筆者プロフィール
- 株式会社ルシダスの代表にしてマーケティングロックスターを自認しており、経営とマーケターの二足のわらじでお客様の課題解決に邁進する…［続きを読む］
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