ルーチンワークの合間に雑多な急ぎの作業が挟まって、常にバタバタ。最近ますます月日のたつのが早く感じる、バックオフィスの長坂です。
今回は、そんなバックオフィスの仕事の特徴と、円滑に進めるコツについて書いてみたいと思います。
広い業務範囲
私の業務は、バックオフィスと呼ばれる部門内での経理、法務、総務、マネージャー業ととにかく範囲が広く、管理業務なので気が抜けません。また、ルシダスのバックオフィスチームには私以外に、労務担当・社内IT担当・採用人事担当がおり、業務の専門性が高いため、それぞれ自分でスケジュール管理し、自発的に回しています。マネージャーのマネージメント業務も最小限にできますが、その分、スタッフ自身による報連相が重要です。
そんな状況で、私が発見したバックオフィス業務の取り回し方法をご紹介します！
円滑に進めるコツ
あまりに数が多いので、私の場合は議事録も殴り書きです苦笑。
その代わり、タスクリストには議事録の保管場所なども書いておくようにし、後から経緯もたどれるようにしています。さらにクラウドのタスク管理ツールはもちろん、付箋を机に貼ったりスマホに貼ったり、果ては手のひらメモまで駆使！ 休憩時間やトイレに行っているときに急にタスクを思い出すことも多いので、ひとまず目につくところに書いて後々整理しています。こうすることでとにかく「忘れちゃった」というのをなくしています。
どうしても「予定外」の仕事が次から次へと入ってきてしまう業務なのは仕方ないですが、「想定外」の仕事にならないようにするために必要なことですね。
私は、タスク管理ツールで優先順位に合わせてタスクを入れ替えています。しかし気がついたらものすごい数になってしまい、中には数年間放置されているものも……。時間を見つけて少しずつ進めてはいるのですが、その頃にはすでに必要なくなっている場合もあり、悩みの種です。
……が、優先順位どおりには片付いてるので、ある意味結果オーライ!? かもしれません。
大変だけど、やりがいも！
私だって最初からできていたわけではありません。もともとはのんびり屋なのですが、試行錯誤しながら慣れていって、気がついたらそういう動きをするようになっていた感じです。いまだに方法を模索している部分もたくさんあります。でも、私が試行錯誤でたどり着いた今のやり方をまずは真似すると、長〜い道のりをかなり短縮できると思いますよ。
これからバックオフィスの仕事を目指す方も大丈夫。慣れます！笑
ただ、「自分はこういう仕事のやり方は向いてない」「前職はこうではなかった」と拒否感を持ってしまうのはもったいないですし、いつまでたっても慣れません。身構えすぎず、ポイントは押さえつつ柔軟な気持ちで臨んでいただけると、動きは後からついてくるはずです。
「バックオフィスの仕事って難しそう、大変そう……」と思われてしまったかもしれませんが、会社の経営そのものに携われる、という面白さもあります。
ルシダスでも状況によりバックオフィス業務の募集をしておりますので、興味のある方は、時々リクルートページを覗いてみてください。
執筆者プロフィール
- ルシダスの設立当初から経理総務担当として奮闘してきましたが、実は経理も総務も初体験で、仕事を覚えるまではひと苦労でした。それが一段落した頃、もともと…［続きを読む］
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