ルシダス式!?バックオフィス業務の回し方

投稿日 2024年3月19日
著者長坂朋美
カテゴリー職種・業務内容

ルーチンワークの合間に雑多な急ぎの作業が挟まって、常にバタバタ。最近ますます月日のたつのが早く感じる、バックオフィスの長坂です。
今回は、そんなバックオフィスの仕事の特徴と、円滑に進めるコツについて書いてみたいと思います。

広い業務範囲

私の業務は、バックオフィスと呼ばれる部門内での経理、法務、総務、マネージャー業ととにかく範囲が広く、管理業務なので気が抜けません。また、ルシダスのバックオフィスチームには私以外に、労務担当・社内IT担当・採用人事担当がおり、業務の専門性が高いため、それぞれ自分でスケジュール管理し、自発的に回しています。マネージャーのマネージメント業務も最小限にできますが、その分、スタッフ自身による報連相が重要です。
そんな状況で、私が発見したバックオフィス業務の取り回し方法をご紹介します！

円滑に進めるコツ

1. とにかくメモる！

煩雑な業務を滞りなく進めるためには、とにかくメモること！　基本中の基本かもしれませんが、次から次へと細かい仕事が増える現場ではこれをやらないと、どんなに記憶力の優れた人でも確実に忘れてしまいます。
あまりに数が多いので、私の場合は議事録も殴り書きです苦笑。
その代わり、タスクリストには議事録の保管場所なども書いておくようにし、後から経緯もたどれるようにしています。さらにクラウドのタスク管理ツールはもちろん、付箋を机に貼ったりスマホに貼ったり、果ては手のひらメモまで駆使！　休憩時間やトイレに行っているときに急にタスクを思い出すことも多いので、ひとまず目につくところに書いて後々整理しています。こうすることでとにかく「忘れちゃった」というのをなくしています。

2. 社内を広く見渡す

社内を広く見渡し、人や物の動きの変化を捉えるようにしましょう。バックオフィスでは社内制度や規則の改定に関わることも多く、それには社内事情の変化に敏感に対応していく必要があるからです。業務範囲が広くさまざまな連絡が各所からどんどん入ってくるので、素早く頭を切り替え短時間でさばいていきます。（そのためにもメモることが重要！）
どうしても「予定外」の仕事が次から次へと入ってきてしまう業務なのは仕方ないですが、「想定外」の仕事にならないようにするために必要なことですね。

3. 優先順位が重要！

メモを取るなどしたタスクはどんどん増えるものの、期日の決まっているものも多いため、優先順位を常に意識しましょう。
私は、タスク管理ツールで優先順位に合わせてタスクを入れ替えています。しかし気がついたらものすごい数になってしまい、中には数年間放置されているものも……。時間を見つけて少しずつ進めてはいるのですが、その頃にはすでに必要なくなっている場合もあり、悩みの種です。
……が、優先順位どおりには片付いてるので、ある意味結果オーライ!?　かもしれません。

大変だけど、やりがいも！

私だって最初からできていたわけではありません。もともとはのんびり屋なのですが、試行錯誤しながら慣れていって、気がついたらそういう動きをするようになっていた感じです。いまだに方法を模索している部分もたくさんあります。でも、私が試行錯誤でたどり着いた今のやり方をまずは真似すると、長〜い道のりをかなり短縮できると思いますよ。

これからバックオフィスの仕事を目指す方も大丈夫。慣れます！笑
ただ、「自分はこういう仕事のやり方は向いてない」「前職はこうではなかった」と拒否感を持ってしまうのはもったいないですし、いつまでたっても慣れません。身構えすぎず、ポイントは押さえつつ柔軟な気持ちで臨んでいただけると、動きは後からついてくるはずです。

「バックオフィスの仕事って難しそう、大変そう……」と思われてしまったかもしれませんが、会社の経営そのものに携われる、という面白さもあります。
ルシダスでも状況によりバックオフィス業務の募集をしておりますので、興味のある方は、時々リクルートページを覗いてみてください。