こんにちは！ 都会に住んでいた時は虫が大の苦手だったのに、美瑛の畑の中にある家に住むうちに見慣れてしまい、今では甲虫図鑑を見るのが楽しみな長坂です。
今回はバックオフィスのマネージャーらしく、ルシダスのペーパーレスについて書いてみたいと思います。
ペーパーレスのために様々なツールを導入
申請関連はkintone、労務管理は人事労務freee、契約書関連はクラウドサイン、書類保管にDropboxなどなど。自称「FAX撲滅委員会会長」のマーケティングロックスター率いる会社ですから、もちろんFAXは禁止です。
慣れてしまうと、ペーパーレスは最高！
まず、どこにいても仕事ができます。
特に私のように、旭川と東京を行き来しながら仕事をしている場合、どっちにいてもすぐに書類を見ることができないと仕事になりません。もちろんテレワークも大丈夫。紙の書類のように置き場所も取らないし、データの整理さえしておけば無くすこともありません。
また、机の上が書類で溢れるなんていう事もなく、いつだってクリーンデスクです。
最初が肝心
でも……今まで紙だったら何も考えずに保管すればよかったものを、いろいろ考えて仕組みにしないといけないので、最初は大変でした。
例えば、取引先との契約書。
受領した方は、2部に記名押印し、1部は保管、もう1部は返送し、先方が受領した時点でようやく締結完了となります。場合によっては収入印紙の貼り付けなんていう事もあります。
締結後のPDFは電子署名された状態でダウンロードできるので、原本のスキャンも必要なく大変便利です。
ただ、ここで1つ問題が。
電子契約書は「いつ、どのメールアドレスで開いて電子署名したか」という記録がデータ上にすべて残ります。
受け取る側も薄々、社長じゃない誰かが押してるんだろうなぁと気付いているのですが、実際問題、押印されていればそれ以上は追求しません。
けれど電子契約書となると、記録がすべて残るので紙の契約書のように、見てみぬふりはできません。
そこで顧問弁護士と相談し
を整理し、表にまとめました。
リスクヘッジを意識しつつも、先方になるべく負担をかけないように考えました。
ルシダス社内の案件担当者は、その表に沿って先方に電子署名をお願いするのですが、先方から「電子契約書ではなく紙の契約書で」と言われるのを懸念していました。
しかし、紙の契約書に押印するよりも電子署名の方が手間はかからないため、意外にすんなり処理していただけているようです。
苦は楽の種
他にも、この文の最初の方で「データの整理さえしておけば無くすこともありません」と書きましたが、最初の整理、仕組み作りには苦労が伴います。でも、それをきっちりやった上で、のちのち楽をするのがルシダス流！
結局最後に得をするのは、自分なのです。
執筆者プロフィール
- ルシダスの設立当初から経理総務担当として奮闘してきましたが、実は経理も総務も初体験で、仕事を覚えるまではひと苦労でした。それが一段落した頃、もともと…［続きを読む］
最新の投稿
業界・企業分析2024年8月13日覗いてみたいけどちょっと怖い？ ベンチャー企業の面白さ
職種・業務内容2024年3月19日ルシダス式!?バックオフィス業務の回し方
転職2023年9月12日転職時にはこれを見よう！うっかりさん用転職手続き一覧
新卒採用2023年3月14日就職する前に知っておきたい、お金の話
メルマガ登録
マーケターやマーケティングにご興味のある方へ。些細なことから「おっ」と思う注目の事柄まで、読んでお得な情報をメールで配信中！気になる方は今すぐご登録を！